关于“采用发函询证方法进行财产清查”的

在财产清查的庞大方法体系中，发函询证方法是一种兼具独立性、客观性与权威性的核心验证程序。它特指清查人员为验证被清查单位与外部单位或个人往来款项的真实性、准确性，以被清查单位的名义，直接向第三方发出询证函，获取并评价回函证据的过程。这种方法的核心价值在于突破了内部证据的局限性，直接从独立于被清查双方的第三方获取审计证据，从而极大地增强了证据的可靠性和证明力。其主要适用于对银行存款、应收账款、应付账款、借款及担保等往来款项以及特定资产（如委托代销、寄存商品）的核实。在超过十年的行业深耕中，易搜职考网观察到，该方法不仅是注册会计师审计、司法鉴定、清产核资等专业活动的法定或必备程序，更是财务人员、内审人员乃至相关管理者必须精通的核心职业技能。掌握它，意味着掌握了验证经济业务真实面貌的一把“金钥匙”。其有效性的发挥高度依赖于严谨、规范的操作流程，任何一个环节的疏漏——如函证对象选择不当、发函过程失控、对回函差异处理失当——都可能导致程序流于形式，甚至得出错误结论。
也是因为这些，深入理解并熟练运用发函询证方法，对于保障财产清查质量、防范风险、提升职业公信力具有不可替代的重要意义。

在专业财产清查实践中，发函询证方法绝非简单地“寄一封信、等一个回复”。它是一个环环相扣、充满职业判断的系统工程。易搜职考网基于多年的研究与实务观察，为您梳理出一套从准备到执行的详尽攻略。

此阶段的目标是确保询证工作有的放矢、高效合规。盲目发函不仅效率低下，还可能打草惊蛇或遗漏重大风险。

1.明确询证对象与范围

• 强制性询证项目：对于重要的银行存款（包括零余额账户和本期内已注销的账户）、借款以及与金融机构往来的其他重要信息，必须实施函证。大额、账龄长的应收账款、应付账款通常也需纳入重点范围。
• 基于风险评估的选样：运用职业判断，关注以下特征的项目：
  • 关联方交易；
  • 交易频繁但期末余额较小或为零的账户；
  • 存在异常或复杂条款的交易；
  • 以往年度出现重大差异或回函率低的项目；
  • 管理层倾向于不予函证的项目。
• 考虑替代程序的可行性：对于某些预计回函率极低或函证成本过高的项目，需提前设计有效的替代审计程序（如检查期后收款记录、合同、货运单据等）。

2.获取并核对准确的函证信息

• 从被清查单位获取完整的被询证单位名称、地址、联系人、联系电话、账号等详细信息。
• 务必通过独立来源（如公开信息、以往年度的可靠记录）验证这些信息的准确性，防止被清查单位提供虚假信息。

3.设计与填写询证函

• 选择函证格式：积极式函证（要求收件人无论是否同意函证信息都必须回函）和消极式函证（仅要求在不同意信息时回函）。对于重要项目，必须采用积极式函证。
• 内容明确无歧义：询证函应清晰列明被清查单位名称、函证基准日、具体询证事项（如余额、发生额、合同条款等），并预留回函地址和联系人（最好是清查人员直接控制）。
• 保持控制：询证函应由清查人员亲自填写关键信息（如金额、账号），并经被清查单位盖章确认。严禁由被清查单位完全代劳填写。

此阶段是防止舞弊、保证函证独立性的关键。易搜职考网提醒，过程失控将导致整个程序失效。

1.严格控制发函流程

• 亲自寄发：由清查人员独立将询证函装入信封，核对地址后亲自交寄（或通过可靠的快递公司），并保留完整的发函凭证（如邮局挂号信回执、快递底单）。
• 杜绝经手：绝对禁止将询证函交由被清查单位人员代为邮寄或转交。
• 采用跟函方式：对于特别重大或高风险的项目，可以考虑由清查人员亲自携带询证函前往被询证单位，当面获取回函。此时需核实接待人员身份及其授权。

2.记录发函细节

• 详细记录发函日期、方式、单号、函证内容摘要、被询证单位等信息，形成完整的发函控制表。

收到回函仅仅是开始，专业地评价回函结果才是价值所在。

1.验证回函的可靠性

• 核对来源：检查回函是否直接寄回至清查人员指定的地址，信封邮戳地点是否与被询证单位所在地相符。
• 核实身份：对于跟函或电子回函，需通过核实对方工作人员身份、检查授权委托书、验证加密邮件或电子签名等方式，确认回函者的合法授权。
• 关注异常迹象：如回函笔迹与发函笔迹相似、回函信封与发函信封相同、回函日期异常迅速等，都可能提示回函被拦截或伪造的风险，必须追加调查程序。

2.评价回函内容

• 回函相符：通常可以作为支持相关认定的可靠证据，但仍需结合其他程序综合判断。
• 回函不符：这是发现差异和问题的重要机会。必须：
  • 调查差异原因：与被清查单位讨论，检查相关原始凭证（如发票、合同、银行单据）、核对记账时间差（如未达账项、在途物资）、核实是否存在争议或差错。
  • 判断差异性质：是时间性差异还是实质性错报？如果是后者，需评估其对整体清查结论的影响，并考虑调整建议。
• 未回函：对于积极式函证未回函的情况，必须实施替代程序，且替代程序应能提供与函证同样有效的审计证据。不能仅依赖被清查单位的内部解释。

3.电子函证的应用要点

• 随着技术发展，通过安全加密平台进行电子函证日益普遍。此时需重点关注：
  • 平台的安全性与独立性（是否为受认可的第三方平台）；
  • 身份验证与授权流程的严谨性；
  • 回函过程日志的完整性与可追溯性。

实务中常会遇到复杂情况，需要灵活运用职业判断。

1.对关联方交易的函证

• 需保持更高的职业怀疑。即使回函相符，也要考虑交易的商业理由、定价公允性等，可能需结合检查合同、评估资产、咨询专家等更多程序。

2.被询证方为境外单位

• 考虑时差、语言、法律差异和邮寄时间。必要时可寻求当地专业机构的协助，或采用电子函证。需评估回函的可靠性受地域限制的影响。

3.管理层不允许函证

• 如果管理层无合理理由阻止对重要项目进行函证，这本身就是一个重大风险信号。清查人员应：
  • 询问原因并评估其合理性；
  • 实施替代程序；
  • 重新考虑管理层的诚信及与清查工作的总体关系；
  • 在清查报告中清晰披露这一限制及其可能产生的影响。

精通发函询证方法，是现代财产清查专业人员能力矩阵中的硬核组成部分。它要求从业者不仅懂财务、懂准则，更要具备：

• 系统性思维：将函证置于整个清查计划中通盘考虑，明确其目的和定位。
• 风险导向意识：精准识别高风险领域，合理配置函证资源。
• 过程控制能力：严格执行标准化流程，不折不扣地保障程序到位。
• 职业怀疑精神：对任何异常迹象保持警觉，追根究底。
• 沟通与判断能力：妥善处理与被清查单位、被询证方的沟通，对回函结果做出合理专业判断。

通过系统性的学习和反复的实战演练，财产清查人员可以将发函询证从一项被动任务，转变为主动发现风险、验证真相的锐利武器。它最终保障的是会计信息的质量，维护的是市场经济的诚信基石，提升的是每一位从业者不可替代的专业价值。在财产清查的严谨世界里，一份规范、有效的回函，其分量往往重逾千钧，而这正是专业能力最直接的体现。